南科院财务网上预约报销创新措施成效显著

20167月,中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(以下简称《意见》),旨在推进简政放权、放管结合、优化服务,促进形成充满活力的科技管理和运行机制,更好地激发广大科研人员积极性。政策出台后,一方面科研单位经费管理自主权大了,有效调动了科研人员积极性和创造性,但另一方面科研单位的相应责任也增大了,如何在规范资金管理的同时优化服务,为科研人员简除烦苛、松绑减负,给科研财务管理带来了更大的压力和挑战。

南科院认真落实相关政策,以提高办事效率,方便科研经费报销为切入点,进一步优化财务信息系统(该系统于2012年获得水利大禹科技进步二等奖)报销功能,创新性研发了“网上预约报销系统”,系统投入使用两个多月,大大提高了财务报销效率和便利化程度。

近年来,随着财政体制改革的不断深入,国家对科研事业的投入力度不断加大,科研单位经费出现大幅增长,财务工作量也随之成倍增加,巨大的工作量与有限的财务人员形成了尖锐的矛盾。“报销难”成为科研单位普遍存在的问题。每到季末、年末,报销人员排成长队的现象屡见不鲜,有的人甚至清晨67点就去排队等候报销。针对“报销难”的问题,各单位都在积极寻求解决办法,有的采取了电子设备约号,有的采取报销预审等,但这些措施只解决了报销排队的秩序问题,并没有从根本上解决“报销难”问题。

如何才能实现全流程、一体化、智能化的预约报销,真正缓解报销难,我院针对财务网络报销技术瓶颈问题进行了深入研究,系统分析财务报销的每一个环节,创新地研发了内嵌于财务管理信息平台的的智能化网上预约报销系统,不仅做到了报销业务的申请与审批、预约办理、财务处理、网银支付等方面的无缝对接,系统实现了灵活配置约号参数、约号与办理表单的关联、约号办理时间准确测算等功能,还很好解决了取消约号等特殊情况下动态参数计算等复杂技术问题。

    预约报销功能内嵌于院OA办公系统的财务管理系统中,每位员工必须凭密钥登录,这样可以防止无关人员擅自登录,以防范非法侵入带来的财务风险。所有报销业务都通过财务管理系统先在网上流转审批;系统将会议费、差旅费等制度的量化指标通过设置参数进行维护,在申请或办理时得到自动控制;报销业务表单经网络流转审批通过后,才可以预约报销,避免了临到报销才发现缺少审批手续无法报销的问题。

科研人员可以根据自己的工作安排选择办理报销的日期和需报销的业务表单,系统自动计算出预计到财务的办理时间,打印出预约单,报销人按照预约时段,携带原始票据到财务报销大厅,通过大屏显示和语音两种方式提示到指定的报销窗口,无需排队等候。财务人员扫描预约二维码后,系统自动显示与预约号关联的所有表单号,双击表单号即可打开报销表单进行审核,审核无误后,自动生成会计凭证,报销款项通过网上银行支付。如有特殊情况,可通过网络取消已预约号或委托他人代办。

预约报销系统还提供决策分析功能,能自动统计预约表单数、预约号数、预计办理时间、财务人员处理的表单数、实际办理时间等信息,通过数据分析可以及时了解报销业务处理的数据量,以便科学合理安排财务人员,进一步提高工作效率。

为了让全院职工全面了解财务相关规定,更加顺畅地办理财务事项,我们对所有报销业务进行了梳理,编写了简明扼要的财务业务办理指南,以非财务人员的角度对每一项业务办理的流程、审批的要求、需要的资料等做了图文并茂的说明,还特别对一些注意事项进行温馨提醒。指南通过口袋书、微信、网上下载、财务办理大厅屏幕显示等多种方式加以宣传,让相关规章易于被科研人员了解,更大力度地理解支持财务工作。

网上预约报销系统运行两个多月已初显成效,通过问卷调查,大家的满意度达到98%。

有效解决了报销难的问题。实现了报销业务动态管理,报销办理人员按照预约时间前去财务部门报销,且可通过网络实时了解某个时间段和某个窗口的预约情况,从而彻底地解决了原来报销等候耗时过长的问题,为全院职工办理报销业务提供了极大的方便。

提高财务人员工作效率。预约信息直接关联财务报销系统,减少了财务单据查询时间。同时系统提供的统计分析功能可以统计每位财务人员处理报销的数量,分析对比办理不同业务耗费的时间,通过考评提高财务人员业务水平。

创新服务方式。充分利用信息化手段,建立健全单位内部科研、财务部门和项目负责人共享的信息平台,提高了科研经费管理效率和科研人员报销的便利化程度,使科研人员能潜心从事科学研究。同时还积极落实《意见》中改进服务的相关措施,聘用了科研财务助理,为科研人员在项目预算编制和调剂、经费支出、财务决算和验收等方面提供专业化服务。

财务网络预约报销系统使用后,报账排队问题得到了很大的缓解,科研人员普遍认为节省了他们投身科研的宝贵时间,提高了报销效率。我们面向全院开展了网络预约报销服务问卷调查,广泛征求科研人员的意见,以待进一步提高财务服务质量。随着管理要求的不断提升,我们将不断优化完善财务信息化系统,进一步创新服务方式,努力为院科学事业的发展提供有力支撑。


    
     
   
     


主办:水利部财务司 设计制作/维护管理:中国水利报社网络中心 版权所有 不得复制或建立镜像
网管信箱:cj@chinawater.com.cn